انطلاقا من مساعي  وزارة الداخلية  لتوظيف تكنولوجيا المعلومات في تطوير العمل الإداري والفني نظمت الإدارة العامة لنظم المعلومات والحاسوب "دائرة البرمجة وتحليل النظم " ورشة عمل بعنوان " نظام الديوان الالكتروني –متابعة المهام" وذلك بالتعاون مع ديوان الوزارة  الذي يُعتبر الجهة الأولى المستفيدة من هذا النظام .. وشارك في  ورشة العمل جميع المدراء العامين لإدارات ومديريات وزارة الداخلية  والعديد من المدراء وموظفي الصادر والوارد في كل إدارة ومديرية.

وخلال كلمة افتتاحية لورشة العمل ، قال المهندس أسامة قاسم  ، مدير عام الإدارة العامة لنظم المعلومات والحاسوب  :"  إن فكرة هذا النظام انطلقت كباقي الأنظمة المعلوماتية من فكرة تطويع تكنولوجيا المعلومات لتطوير العمل الإداري في وزارة الداخلية ، مشيراً  إلى أن ديوان وزارة الداخلية يُعد من أحد الأركان  الرئيسة التي من خلالها يتم تبادل الكتب  الرسمية من جميع الإدارات والمديريات داخلياً وخارجياً ؛ حيث يقوم ديوان الوزارة   "اليوم" بالاحتفاظ بنسخة عن جميع الكتب الصادرة والواردة وأرشفتها ورقياً في ملفات بشكل إداري معين ، إلا أننا في الإدارة العامة لنظم المعلومات والحاسوب "يقول " م. قاسم" : ارتأينا  أن نوظف إمكاناتنا في خدمة ديوان الوزارة وباقي الإدارات والمديريات بوزارتنا بهدف الوصول إلى أرشيف الكتروني محوسب لجميع الكتب الصادرة والواردة لإيجاد  "رديف"  للكتب المحفوظة ورقياً  هذا الأمر سيُسهل الوصول إلى الكتب والاستعلام عنها ، وستصل هذه الخدمة إلى جميع إدارات ومديريات وزارة الداخلية للارتقاء  بالعمل الإداري  إلى أعلى مستوى..

وأكد " م. قاسم" أن البنية التحتية اللازمة لتشغيل هذا النظام جاهزة "والحمد لله " يحتاج إلى شبكة معلوماتية تربط الإدارات والمديريات ، ومعظمها مربوط مع مركزية الوزارة ما عدا الإدارة العامة لشئون الإصلاح والعشائر والإدارة العامة للعلاقات العامة والإعلام وسنجد حلا لهذا الأمر في القريب العاجل..وفي النهاية سنصل إلى شبكة معلوماتية واحدة يَسهل من خلالها تناول المعلومات .

وهذا وقد تركزت أهداف ورشة عمل   " نظام الديوان الالكتروني –متابعة المهام"  التي أدارها  المهندس "يوسف عابد"  مدير دائرة البرمجة  ؛ تركزت حول العديد من المحاور والأهداف ، من بينها مميزات الأرشفة الالكترونية ، مستخدمو الأنظمة ، حركة الوثائق والمستندات والمهام المتعلقة بها ، وإدارة المهام وربطها مع الأرشفة الإلكترونية  .. وقد تفاعل المشاركون في الورشة مع المهندس "قاسم"  والمهندس "عابد " ضمن جملة من الأسئلة والاستفسارات  حول طبيعة هذا النظام الالكتروني الجديد.

وعن مميزات الأرشفة الالكترونية يؤكد " م . قاسم" أن هذا النظام سيساعد في حماية الملفات والوثائق من الضياع والتلف ، ويُسرع أيضا من إمكانية البحث عن أي ملف أو مستند بأكثر من طريقة ، "مثلا عن طريق الاسم و الرقم أو الموضوع "  ، وسيضمن النظام الجديد الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو مستند بطريقة سهلة ومرنة ، إضافة إلى عملية تسريع قراءة الكتب المرسلة فور إدخالها من قبل ديوان الوزارة ، ناهيك عن سهولة متابعة الكتب الصادرة والواردة التي تحتاج إلى رد ، والمساعدة أيضا في ترتيب الصادر والوارد في كل إدارة ومديرية ..

وعن فوائد  " نظام الديوان الالكتروني" يقول مدير دائرة البرمجة  - المهندس "يوسف عابد"  :" إن هذا النظام يكفل توفير الوقت والجهد ، ويضمن عملية تسهيل التواصل بين أعضاء الفريق الواحد داخل الإدارة أو المديرية ، ويُسهل متابعة سير العمل ، وباستخدام هذا النظام نستغني نسبيا عن التعاون الورقي  ليتم أرشفة النسخ الكترونياً .